EC studio EC studio 技術ブログ

2008年05月30日投稿者:山本 正喜

人にわかりやすく説明するコツ

今朝の朝礼で新卒の技術部スタッフに
「人にわかりやすく説明するコツを教えてください」
と言われました。

他部署とのやりとりの中で、仕様を説明したり
報告・相談することが多々あるのですが、
わかりにくいと言われてしまうことがあるそうです。

その場では自分が気をつけてることなどを
簡潔に話したのですが、自分なりに
もうすこしまとめてみたので記事にしてみます。
(あまり技術的な内容ではなくてすみません)

結論から先に話す

人にわかりやすく説明するには、
「結論から先に話すこと」が大切だと思います。

話す人が話したい順番に話すのではなく、
聞く人が聞きたい順番に話すことです。

話す人が話したい順番は、

1.「なぜそうなったのか」(理由)
2.「結局どうするのか」(結論)

です。

話す方としては、順を追ってなぜそうすることに
なったのかを説明したくなるものです。

ですが、聞く人が聞きたい順番は

1.「結局どうするの?」(結論)
2.「なんでそうするの?」(理由)

です。

このギャップがビジネス上での会話では
問題になります。

会話を途中で

「で、結局どうするの?」
「つまりどういうこと?」

などと遮られた経験がある人は、
おそらく理由から先に話していませんか?

結論を後に言うことは、最後まで
「どうなるんだろう?」
と聞き手を待たせることであり、
小説や普段の会話ではエンターテイメントとして
ドキドキして良いのですが、仕事では困りますよね。

結論って何だろう?

ただ、結論から先に話すと言っても、

「○○することにします!」

と唐突にやることだけを言われても聞き手は混乱します。
やはり最低限の理由はほしいものです。

え?やっぱり理由は話すんだ
じゃあ結論って何なの?

ということを考えてみると、

「結論から先に話す」=「要約から先に話す」

ことなのかな、と思います。

要約とは「簡潔なまとめ」のことです。
小説でいうと「あらすじ」ですね。

まず全体のまとめを簡潔に話して、
必要に応じてその詳細を話します。

要約は短ければ短いほどいいです。
細かい経緯はギリギリまで削って、
「要約」だけを話して自分が話したいことや
趣旨が最低限伝わるようにします。

SEO的に言うとメタタグのdescriptionですね!(笑)
descriptionではそのページに何が書かれてるかを
簡潔に書く必要がありますよね。
(descriptionは長すぎてはいけません)

要約を作るには

要約を作るスキルは「要約力」とも言われるぐらい
奥が深いものですが、とてもとても大切です。

こうすれば要約を作れるようになるというのは一概には言えず、
経験を積むしかないのですが、説明する前に、

「今回の説明のポイントは何か?」

を一度自分に問いかけてみるのがいいかもしれません。
書き出すのもいいです。(マインドマップは特に有効)

これはそれぞれの人のスタイルがあると思いますので、
自分がしっくりくる練習の仕方を見つけて
要約力を身につけ、「わかりやすい! :)
と言われるようにチャレンジしてみましょう!


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